Berhubung sedang mengerjakan proyek, dari bulan Februari 2010 hingga kini, belum ada posting.
Harap maklum

Proyek yang sedang dikerjakan
Februari – Mei 2010 : Tracking and Monitoring System
Mei – September 2010 : Order to Cash System
Juni – Agustus 2010 : Enhancement Payroll System (2)
November – Desember 2010 : Assessment of Software Engineering Methodology

Kualitas dan nilai strategi IS tergantung dari sedalam apa pemahaman bisnis dan kebutuhannya (Ward & Peppard, 2005). Untuk itu kita perlu menggali atau mengumpulkan data yang relevan untuk menentukan kebutuhan IS. Data tersebut mungkin saja berasal dari dokumen strategi bisnis, rencana tahunan, anggaran, forecast, dan sebagainya. Namun dapat juga informasi tersebut tidak tertulis misalnya tujuan atau misi yang dicetuskan para pimpinan, bahkan mungkin informasi yang ada di kepala seorang karyawan. Maka selain mengumpulkan dokumen-dokumen, penting juga melakukan interview dan diskusi dengan beberapa key person. Setelah pekerjaan mengumpulkan data, selanjutnya adalah melakukan analisa kebutuhan IS.

Ada beberapa pendekatan dalam menganalisa kebutuhan IS, antara lain:
• Analisa Strategi Bisnis
Tujuannya adalah untuk menentukan komponen dan informasi terkait seperti tujuan bisnis, cara mencapainya, proses bisnis, aktifitas, entitas dan hubungannya (pelanggan, produk, dsb). Lingkungan organisasi meliputi struktur, asset, kemampuan, dan factor yang tidak terlihat sepeti pengetahuan, kompetensi, nilai, budaya, dan relasi.
• Analisa Situasi Eksternal
Analisa situasi ekternal yaitu situasi saat ini dan yang diharapkan di masa depan, portfolio bisnis yang akan datang, dan strategi persaingan. Tujuannya menentukan bagaimana IS/IT dapat berperan dalam menguatkan posisi persaingan bisnis.
• Analisa Situasi Internal
Tujuannya adalah memahami karakteristik organisasi, kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman serta factor lain.
• Identifikasi Critical Success Factor (CSF)
Tujuan identifikasi CSF adalah untuk mewujudkan karakteristik penting kesuksesan dalam mencapai tujuan yang dicetuskan dalam strategi.
• Evaluasi Efektivitas Proses Saat Ini
Tujuannya adalah menentukan proses mana yang perlu perubahan, dan bagaimana IS/IT dapat meningkatkan performa proses tersebut.
• Identifikasi dan Analisa Value Chain
Tujuannya menentukan informasi penting yang mengalir melalui bisnis dan melalui partner-partner dalam value chain.
• Analisa Value Chain Yang Akan Datang
Tujuannya membawa kepada potensi kesempatan untuk memperbaiki nilai yang dihasilkan oleh informasi, atau menentukan potensi resiko yang membahayakan keberhasilan.
• Menyusun Konsep Arsitektur
Tujuannya memastikan kontribusi yang maksimal untuk target performa yang diinginkan. Model proses yang akan datang adalah kunci dalam mendisain ulang proses bisnis yang merupakan bagian dari re-engineering business.
• Inventori Hardware dan Software
Mengumpulkan daftar hardware dan software yang digunakan bertujuan sebagai masukan dalam rencana migrasi nanti.
• Evaluasi Portfolio Saat Ini
Tujuannya menetapkan daftar inventori system informasi yang digunakan dan yang akan dikembangkan, dan menilai kontribusi dan potensinya.
• Evaluasi kebijakan IS/IT saat ini, Organisasi, Proses, Service dan Kapabilitasnya
Tujuannya adalah mengevaluasi penerapan kebijakan, proses, services dan kapabilitas dalam mencapai kebutuhan bisnis saat ini dan yang akan datang.

Perusahaan yang melibatkan peran TI dalam rencana strategisnya harus menyelaraskan antara IS Strategic Plan dengan Business Strategic Plan -nya. Strategic Grid yang dikembangkan oleh Warren McFarlan digunakan untuk menganalisa portofolio proyek TI perusahaan agar investasi TI sejalan dengan tujuan bisnis yang diinginkan. Terdapat dua dimensi utama dalam menganalisa portfolio TI yaitu: impact on business operation; dan impact on strategy. Strategic Grid membagi empat kategori dampak TI untuk membantu menentukan cara pendekatan terhadap kesempatan, pendefinisian, tujuan penerapan TI dalam bisnis, dan pengelolaan aset dan tenaga ahli TI. Proyek-proyek TI dikategorikan berdasarkan kuadran dampak TI yaitu: Support, Factory, Strategic, dan Turnaround seperti yang terlihat pada gambar berikut ini.

Proyek-proyek TI yang termasuk dalam kuadran Support memiliki dampak yang sedikit terhadap strategi atau operasional perusahaan. Tujuan proyek-proyek ini sering ditargetkan untuk perbaikan lokal (local improvement) seperti meningkatkan efisiensi pada pekerjaan tertentu, dan peningkatan penghematan biaya, tetapi tidak memberikan ‘competitive advantage’ (keunggulan kompetitif). Jenis proyek ini biasanya dirancang, diimplementasikan, dan dikelola oleh tenaga TI yang bekerjasama dengan end user perusahaan.

Proyek-proyek TI yang termasuk dalam kuadran Factory ditargetkan untuk manfaat biaya dan kualitas (lebih cepat, lebih akurat, lebih ekonomis). TI digunakan untuk mengurangi biaya, meningkatkan kinerja operasional, dan integrasi data dan sistem untuk menghindari duplikasi, dan kesalahan informasi. Proyek TI dirancang, diimplementasikan, dan dikelola oleh eksekutif unit bisnis yang bekerjasama dengan eksekutif TI.

Proyek-proyek TI pada kuadran Turnaround ditujukan untuk menggerakkan munculnya kesempatan strategis atau ide-ide bisnis baru yang dapat memberikan kesuksesan di masa depan. Proyek dirancang, diimplementasikan, dan dikelola melalui kerjasama antara eksekutif bisnis (yang sering terlibat dalam pengembangan bisnis), eksekutif TI, dan calon kelompok teknologi. Partner TI (vendor) dapat ditambahkan ke dalam tim untuk membawa keahlian teknologi yang diperlukan.

Proyek-proyek TI pada kuadran Strategic digunakan dalam operasional dan staregi perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pasar, meningkatkan daya saing, atau tuntutan eksternal lainnya. TI dirancang, diimplementasikan, dan dikelola pada top level perusahaan. Teknologi yang dikembangkan dimotivasi oleh tujuan bisnis, faktor sukses dan visi bagimana mencapainya, sehingga mencapai keunggulan kompetitif.

Contoh Portofolio Aplikasi Perusahaan Manufacturing

Lihat Posisi Strategic Grid
Perusahaan pada kuadran Support, sebaiknya melakukan IT outsourcing, khususnya untuk perusahaan besar. Karena ada beberapa alasan yang dipertimbangkan seperti: memperoleh tenaga professional TI; mengurangi kemungkinan masalah dan pemberhentian pegawai; mendapat teknologi TI saat ini; dan mengurangi ketidaksesuaian arsitektur TI.
Sama halnya dengan perusahaan pada kuadran Factory, sebaiknya melakukan IT outsourcing kecuali perusahaan itu sangat besar dan dikelola dengan baik. Pertimbangan melakukan IT outsourcing antara lain: skala ekonomi perusahaan kecil dan menengah; mendapat kualitas layanan dan backup yang lebih baik; manajemen dapat lebih focus; dan teknologi saat ini memudahkan memperoleh international IT solution.
Bagi perusahaan pada kuadaran Turnaround, sebaiknya melakukan kombinasi IT outsourcing dan in-house. Pertimbangan untuk outsourcing antara lain: unit TI internal tidak mempunyai kemampuan dalam manajemen proyek dan teknologi yang dibutuhkan; serta untuk mendapatkan teknologi dan staf jika tidak tersedia.
Bagi perusahaan pada kuadaran Strategic, sebaiknya juga melakukan kombinasi IT outsourcing dan in-house. Beberapa perusahaan dalam kudaran strategic memiliki tujuan untuk mendapatkan keahlian yang tidak tersedia dan ada juga yang bermaksud untuk differentiation.

Source: Applegate, Robert D. Austin, and F. Warren McFarlan, Corporate Information Strategy and Management, McGraw-Hill, New York, 2007

Contoh penerapan kombinasi IT Outsourcing adalah perusahaan minyak internasional dengan multidivisi besar yang terdiri dari beberapa divisi dan kelompok sistem aplikasi, melakukan outsourcing kegiatan operasional TI-nya tetapi untuk cabang di negara lain kegiatan TI tetap dilakukan secara internal.

Lihat IT Portfolio
Semakin tinggi teknologi dan tingkat kesulitan pekerjaan maka semakin besar kemungkinan untuk melakukan outsourcing. Karena teknologi tinggi yang digunakan membutuhkan tenaga sepesialis dengan kemampuan teknis yang tinggi.

Lihat Kemampuan Organisasi
Kemampuan organisasi atau perusahaan mempengaruhi bagaimana perusahaan tersebut mengelola outsourcing dengan efektif. Perusahaan yang tidak mempunyai pengalaman berbagai proyek merasa bahwa outsourcing pekerjaan yang rumit. Karena dibutuhkan kemampuan manajemen yang baik untuk kordinasi dan mengatur vendor, mengontrol berbagai proyek, mengelola perubahan prosedur dan sumber daya, dan sebagainya.

Lihat Posisi Pasar
Tuntutan pasar pada saat ini adalah serba ‘real-time’. Sehingga infrastuktur yang dibutuhkan pun agar dapat bertransaksi real-time. Perusahaan dengan teknologi yang jauh tertinggal sebaiknya mempertimbangkan outsourcing, untuk menghadapi tantangan ini.

Dorongan Perusahaan Melakukan ‘IT Outsourcing’
Hampir semua perusahaan menengah ke atas melakukan atau sedang mempertimbangkan melakukan ‘IT Outsourcing’. IT Outsourcing atau melimpahkan urusan TI kepada perusahaan spesialis TI (vendor) ini cenderung meningkat. Ada beberapa faktor yang mendorong perusahaan melakukan ‘IT Outsourcing yaitu:
• Biaya dan Kualitas
Dengan outsourcing jumlah karyawan, data center, dan kegiatan pengembangan TI lebih sedikit dibandingkan dilakukan sendiri oleh perusahaan, sehingga dapat menghemat biaya overhead dan meningkatkan efisiensi. Selain itu perusahaan dapat meningkatkan kualitas karena dapat lebih baik melakukan kontrol terhadap service dan response time, melakukan inovasi, dan meningkatkan kompetensi.
• Turunnya Kinerja TI
Internal TI yang tidak dapat dikembangkan dan tertinggal menyebabkan kinerja TI menurun. Sehingga perusahaan harus segera memperlengkapi kembali struktur TI yang ketinggalan agar tetap kompetitif. Outsourcing menjadi pilihan karena tugas manajemen yang banyak dan cenderung kekurangan waktu, sementara harus mengejar target kinerja yang diinginkan.
• Menyederhanakan Agenda Manajemen
Meningkatnya persaingan menyebabkan perusahaan melakukan efisiensi dengan menekan biaya dan waktu. Bagi perusahaan dengan IT bukan sebagai inti kompetensinya (noncore competence), lebih menyukai outsourcing untuk mengurangi time-consuming dan keruwetan masalah. Perusahaan melimpahkan fungsi ‘noncore’-nya, sehingga dapat memfokuskan energinya untuk melakukan strategi kompetisi.
• Keuangan
Outsourcing memungkinkan mencarikan aset TI yang intangible dan memperkuat balance sheet serta menghindari investasi yang sporadis di masa depan. Modal untuk hardware/software maupun aset intangible TI lainnya lebih dulu ditanggung oleh vendor. Selain itu perusahaan dapat merubah fixed-cost menjadi variable cost. Hal ini penting bagi perusahaan yang mengalami perampingan.
• Budaya Perusahaan
Perusahaan dengan data center internal yang banyak dan terpisah-pisah pada tiap divisi seperti pulau-pulau, akan sulit untuk dikonsolidasikan. Divisi TI internal tidak atau kurang mempunyai pengaruh untuk menarik data menjadi terpusat (centralized) karena budaya yang sudah terbentuk decentralized, yaitu data dikelola oleh masin-masing divisi. Sehingga outsourcing menjadi jalan tengah isu pemusatan data center ini, karena tidak dilakukan langsung oleh divisi manapun.
• Faktor Lain
o Perusahaan ingin mengurangi resiko, namun tetap ingin mendapatkan pengetahuan atau meningkatkan kompetensi.
o Semakin banyaknya perusahaan vendor baik kecil maupun besar dengan agresif menawarkan paket produk dan jasa yang menarik.

Trend IT Outsourcing 2010
Krisis ekonomi dunia tahun 2009 tidak banyak berpengaruh pada pasar IT outsourcing. Justru perusahaan ingin lebih banyak berhemat dengan melakukan outsoucing untuk pengembangan software. Dengan membaiknya perekonomian tahun 2010 ini, berikut pandangan Peter Horsten mengenai trend outsourcing TI 2010(The 5 major IT outsourcing trends in 2010, December 23, 2009. http://blog.goyello.com/2009/12/23/major-it-outsourcing-trends-2010/) :
• The increasing lack of IT resources
• The SME market uses outsourcing to gain competitive advantage
• India and China remain the leaders in the outsourcing industry
• Nearshoring locations show their competitive advantage
• 2010 is the year of the soft factors

Bagaimana trend IT outsourcing di Indonesia ya?