Pendekatan dalam Menganalisa Kebutuhan IS

Kualitas dan nilai strategi IS tergantung dari sedalam apa pemahaman bisnis dan kebutuhannya (Ward & Peppard, 2005). Untuk itu kita perlu menggali atau mengumpulkan data yang relevan untuk menentukan kebutuhan IS. Data tersebut mungkin saja berasal dari dokumen strategi bisnis, rencana tahunan, anggaran, forecast, dan sebagainya. Namun dapat juga informasi tersebut tidak tertulis misalnya tujuan atau misi yang dicetuskan para pimpinan, bahkan mungkin informasi yang ada di kepala seorang karyawan. Maka selain mengumpulkan dokumen-dokumen, penting juga melakukan interview dan diskusi dengan beberapa key person. Setelah pekerjaan mengumpulkan data, selanjutnya adalah melakukan analisa kebutuhan IS.

Ada beberapa pendekatan dalam menganalisa kebutuhan IS, antara lain:
• Analisa Strategi Bisnis
Tujuannya adalah untuk menentukan komponen dan informasi terkait seperti tujuan bisnis, cara mencapainya, proses bisnis, aktifitas, entitas dan hubungannya (pelanggan, produk, dsb). Lingkungan organisasi meliputi struktur, asset, kemampuan, dan factor yang tidak terlihat sepeti pengetahuan, kompetensi, nilai, budaya, dan relasi.
• Analisa Situasi Eksternal
Analisa situasi ekternal yaitu situasi saat ini dan yang diharapkan di masa depan, portfolio bisnis yang akan datang, dan strategi persaingan. Tujuannya menentukan bagaimana IS/IT dapat berperan dalam menguatkan posisi persaingan bisnis.
• Analisa Situasi Internal
Tujuannya adalah memahami karakteristik organisasi, kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman serta factor lain.
• Identifikasi Critical Success Factor (CSF)
Tujuan identifikasi CSF adalah untuk mewujudkan karakteristik penting kesuksesan dalam mencapai tujuan yang dicetuskan dalam strategi.
• Evaluasi Efektivitas Proses Saat Ini
Tujuannya adalah menentukan proses mana yang perlu perubahan, dan bagaimana IS/IT dapat meningkatkan performa proses tersebut.
• Identifikasi dan Analisa Value Chain
Tujuannya menentukan informasi penting yang mengalir melalui bisnis dan melalui partner-partner dalam value chain.
• Analisa Value Chain Yang Akan Datang
Tujuannya membawa kepada potensi kesempatan untuk memperbaiki nilai yang dihasilkan oleh informasi, atau menentukan potensi resiko yang membahayakan keberhasilan.
• Menyusun Konsep Arsitektur
Tujuannya memastikan kontribusi yang maksimal untuk target performa yang diinginkan. Model proses yang akan datang adalah kunci dalam mendisain ulang proses bisnis yang merupakan bagian dari re-engineering business.
• Inventori Hardware dan Software
Mengumpulkan daftar hardware dan software yang digunakan bertujuan sebagai masukan dalam rencana migrasi nanti.
• Evaluasi Portfolio Saat Ini
Tujuannya menetapkan daftar inventori system informasi yang digunakan dan yang akan dikembangkan, dan menilai kontribusi dan potensinya.
• Evaluasi kebijakan IS/IT saat ini, Organisasi, Proses, Service dan Kapabilitasnya
Tujuannya adalah mengevaluasi penerapan kebijakan, proses, services dan kapabilitas dalam mencapai kebutuhan bisnis saat ini dan yang akan datang.